Godziny stracone na szukanie właściwej wersji pliku, przepisywanie danych z faktur i dopytywanie, u kogo utknął dokument, nie widnieją w żadnym raporcie kosztowym. Widać je dopiero wtedy, gdy ktoś policzy, ile realnie trwa obsługa jednej sprawy od wpłynięcia do zaksięgowania. Poniżej pięć nawyków, które najczęściej wydłużają ten czas, oraz sposoby na ich usunięcie.
Spis treści
Ile czasu firma traci na nieuporządkowanych dokumentach?
Koszt papierowego obiegu rzadko sprowadza się do ceny papieru i tonera. Obsługa jednego dokumentu kosztowego potrafi kosztować firmę od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych, jeśli policzyć czas pracowników, druk, archiwizację, wyszukiwanie dokumentu, błędy, opóźnienia i ręczne przepisywanie danych. Przy kilkuset dokumentach miesięcznie daje to kwotę, której nikt nie planował w budżecie.
Największy efekt cyfryzacja przynosi tam, gdzie procesy są powtarzalne, dokumentów jest dużo, a akceptacja przebiega wieloetapowo. W takich warunkach elektroniczny obieg dokumentów skraca czas realizacji spraw o 30-70 procent i obniża koszty administracyjne nawet o około 40 procent.
Błąd 1: rozproszone pliki i praca na nieaktualnych wersjach
Dokumenty rozrzucone po dyskach lokalnych, skrzynkach mailowych i folderach współdzielonych prowadzą do sytuacji, w której dwie osoby pracują na dwóch różnych wersjach tej samej umowy. Efektem są poprawki nanoszone dwukrotnie, ustalenia, które gdzieś przepadły, i pytania o to, który plik jest właściwy.
Porządek zaczyna się od jednego miejsca przechowywania i od wersjonowania. W systemie każdy dokument otrzymuje unikalny identyfikator, zestaw metadanych i historię zmian, więc widać, kto wprowadził poprawkę i kiedy. Ujednolicone wzorce pism i umów usuwają przy okazji drugie źródło strat, czyli tworzenie każdego dokumentu od podstaw.
Błąd 2: ręczne przepisywanie danych z faktur
Przepisywanie kwot, numerów rachunków i dat z faktur do systemu księgowego to praca, która nie wnosi nic poza ryzykiem literówki. Jedna pomyłka w numerze rachunku potrafi wstrzymać płatność i uruchomić wyjaśnienia z kontrahentem.
Moduł OCR odczytuje dane wprost z dokumentu i uzupełnia je w formularzu, a system przypisuje fakturę do kontrahenta oraz centrum kosztów. Dokument trafia do akceptacji w dniu wpływu, a nie po zebraniu się papierów w teczce. Do tego dochodzi kontrola, której ręczna obsługa nie zapewni: system sygnalizuje duplikaty faktur, niezgodność numeru rachunku bankowego, brak wymaganego załącznika lub rozbieżność między fakturą a zamówieniem.
Błąd 3: brak integracji z systemem ERP i KSeF
OCR bez integracji rozwiązuje tylko połowę problemu, bo odczytane dane i tak ktoś musi przenieść do systemu finansowo-księgowego. Rozproszone środowisko IT oznacza podwójne wprowadzanie tych samych informacji i rozjazd między bazami.
Połączenie obiegu dokumentów z systemem ERP i księgowością zamyka ścieżkę faktury od rejestracji po dekretację, bez przepisywania. Integracja z KSeF pozwala pobierać faktury ustrukturyzowane prosto do ścieżki akceptacji, a obsługa e-Doręczeń porządkuje korespondencję z urzędami. Zakres integracji warto ustalić na etapie analizy, bo połączenie z ERP, KSeF czy podpisem elektronicznym wymaga sprawdzenia danych, uprawnień i wyjątków procesowych.
Błąd 4: zakup systemu przed uporządkowaniem procesów
Najczęstszy problem przy wdrożeniach nie leży w oprogramowaniu, lecz w braku porządku procesowego. Jeżeli firma nie ma ustalonego, kto akceptuje dokumenty i jakie kwoty wymagają dodatkowej zgody, system tylko przeniesie ten chaos do wersji cyfrowej. Audyt przed wyborem narzędzia powinien odpowiedzieć na kilka pytań:
- którędy faktycznie przechodzi faktura kosztowa i gdzie się zatrzymuje,
- kto akceptuje dokumenty na poszczególnych etapach,
- jakie progi kwotowe wymagają dodatkowej zgody,
- gdzie kończy się odpowiedzialność poszczególnych działów,
- które procesy cyfryzujemy w pierwszej kolejności,
- z jakimi systemami obieg musi się połączyć.
Wynikiem audytu są spisane wymagania, harmonogram i osoba odpowiedzialna za kontakt z dostawcą. Warto też uruchamiać system etapami, zaczynając od jednego procesu, bo uwagi użytkowników z pierwszego wdrożenia poprawiają każde następne.
Błąd 5: papierowe archiwum i brak kontroli dostępu
Segregator w szafie nie odnotowuje, kto do niego zaglądał. Przy dokumentach kadrowych, finansowych i zawierających dane osobowe brak takiej informacji staje się problemem podczas audytu albo kontroli.
Cyfrowe archiwum opiera ochronę na kontroli dostępu, szyfrowaniu, kopiach zapasowych i rejestrowaniu działań użytkowników. Uprawnienia przypisuje się do działów, stanowisk, typów dokumentów lub etapów procesu, więc inne prawa ma pracownik zakupów, a inne księgowość. Ścieżka audytowa zapisuje, kto otworzył dokument, kto zmienił jego status i kiedy wykonano daną operację. Centralna baza ułatwia też realizację obowiązków wynikających z RODO, bo pozwala szybko odnaleźć dane konkretnej osoby oraz usunąć je lub zanonimizować tam, gdzie pozwalają na to przepisy.
Od czego zacząć porządkowanie obiegu dokumentów?
Pierwszy krok nie wymaga zakupu oprogramowania, takiego jak https://kotrak.com/pl/oferta/workflow. Wystarczy prześledzić jeden proces, najlepiej obieg faktury kosztowej i zapisać, ile dni mija między wpływem dokumentu a jego zaksięgowaniem oraz gdzie powstają przestoje. Ten pomiar staje się później punktem odniesienia dla efektów wdrożenia. Dopiero mając tę wiedzę, warto porównywać systemy. Przy wyborze sprawdź integrację z ERP i księgowością, łączność z KSeF, moduł OCR, elastyczność ścieżek akceptacji oraz zakres uprawnień i rejestrowania działań.